Dezernatsassistentin/Dezernatsassistent (m/w/d)
15.10.2024
Deutscher Städtetag
Berlin
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15.10.2024, Deutscher Städtetag
Berlin
Dezernatsassistentin/Dezernatsassistent (m/w/d)
Über uns:
Der Deutsche Städtetag ist die Stimme der Städte. Er ist der kommunale Spitzenverband aller kreisfreien und der meisten kreisangehörigen Städte in Deutschland. Der Deutsche Städtetag vertritt die Interessen der Städte gegenüber Bund, Ländern, der Europäischen Union sowie zahlreichen Verbänden und Institutionen. Er begleitet politische Prozesse, gestaltet die Gesetzgebung im Sinne der Städte mit und achtet auf die kommunale Selbstverwaltung, die im Grundgesetz garantiert ist. Bei uns tauschen sich die Mitgliedsstädte aus und erarbeiten gemeinsame Positionen zu allen Politikfeldern, die für die Städte in Deutschland relevant sind. Die Hauptgeschäftsstelle umfasst sieben Dezernate an den Dienstorten Berlin und Köln.
Aufgaben:
- Erledigung allgemeiner Assistenzarbeiten für den Beigeordneten und eine Referentin/einen Referenten,
- Erledigung einfacher und Vorbereitung von anspruchsvoller Korrespondenz,
- Vorbereitung von Vortragsunterlagen auf Grundlage von Vorlagen und Materialien,
- Qualitätskontrolle von Schreiben und Vorberichten auf formale Korrektheit,
- Koordination, Vereinbarung und organisatorische Vorbereitung von Terminen und Sitzungen,
- Koordination von referats- und dezernatsübergreifenden Vorgängen,
- Vorbereitung und Dokumentation von Dezernatsklausuren,
- Reiseplanung des Beigeordneten und einer Referentin/eines Referenten,
- Erstellung von Termin- und Sitzungsmappen,
- Betreuung von Gremien, Pflege der Listen von Gremienmitgliedern und Kontakten auf Bundes- und Landesebene,
- Kalender- und sonstige Kontaktepflege und -überwachung für den Beigeordneten und eine Referentin/einen Referenten,
- Bearbeitung der Eingangspost,
- Ablage- und Registraturangelegenheiten.
- Flexibilität hinsichtlich der übertragenen und künftigen Aufgaben wird erwartet. Eine Änderung der Tätigkeitsschwerpunkte kann nicht ausgeschlossen werden und bleibt demnach vorbehalten.
Qualifikationen:
- Für die ausgeschriebene Position suchen wir eine engagierte und überzeugende Persönlichkeit mit
- Einer abgeschlossenen Berufsausbildung, idealerweise zur Kauffrau/zum Kaufmann für Büromanagement bzw. Bürokommunikation oder einer vergleichbaren Ausbildung,
- Sehr guten EDV-Kenntnissen, insbesondere mit den gängigen MS-Office-Produkten (Word, Excel, Outlook, PowerPoint), dem Internet und den Büroorganisationsanwendungen,
- Versierter und eloquenter mündlicher und schriftlicher Ausdrucksfähigkeit und sehr guten Rechtschreibfähigkeiten,
- Erfahrungen bei koordinierenden Tätigkeiten, Kenntnis der internen Abläufe sowie Vertrautheit im Umgang mit Gremien, Verbänden und Institutionen,
- Ausgeprägter Kommunikations- und Teamfähigkeit und freundlichen Umgangsformen,
- Hoher Service- und Dienstleistungsorientierung,
- Eigenverantwortlicher Arbeitsweise,
- Freude an der Weiterentwicklung der Assistenzarbeit durch Nutzung neuer digitaler Möglichkeiten, z. B. Erfahrung in der Anwendung von Software für Video- und Webkonferenzen sowie elektronischer Aktenführung,
- Einem hohen Maß an Eigeninitiative, Flexibilität, Überzeugungskraft, Belastbarkeit, Loyalität, Verschwiegenheit und Einsatzbereitschaft.
Wir bieten:
- Eine angemessene Vergütung, die abhängig von Ihrer Qualifikation und beruflichem Werdegang bis max. EG 9 b TVöD (VKA) festgesetzt werden kann,
- Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem attraktiven Arbeitsumfeld,
- Flexible Arbeitszeiten im Rahmen eines attraktiven Gleitzeitmodells sowie mobiles Arbeiten,
- Moderne technische und ergonomische Arbeitsplatzausstattung z. B. mit mobilen Endgeräten,
- Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten,
- Angebote im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements und Maßnahmen zur Gesundheitsvorsorge,
- Zahlung einer Jahressonderleistung,
- Vermögenswirksame Leistungen,
- Eine attraktive betriebliche Altersversorgung in der Zusatzversorgungskasse,
- Gute Anbindung zum ÖPNV,
- Einen sicheren Arbeitsplatz.
Unser Kontakt:
Bei Rückfragen oder für weitergehende Informationen steht Ihnen die Personalleiterin, Frau Errenst, Tel.: 0221/3771-256 gerne zur Verfügung.
Deutscher Städtetag, Personalabteilung, Gereonstraße 18 - 32, 50670 Köln oder per E-Mail: bewerbungen@staedtetag.de (max. 3 MB und im PDF-Format)
Weitere Informationen:
Der Deutsche Städtetag fördert die Gleichstellung aller und steht deshalb Bewerbungen aller Personen offen gegenüber, unabhängig von deren ethnischer, kultureller oder sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität.
Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber (m/w/d) werden bei sonst gleicher Qualifikation und Eignung nach Maßgabe des SGB IX bevorzugt berücksichtigt.
Berufsfeld
Öffentlicher Dienst, Verwaltung
Behörden, Kommunen
Business Administration
Organisation, Verwaltung, Büro
Assistenz
Bundesland
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