Bürosachbearbeiter*in in der Buchhaltung

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Auswärtiges Amt

Berlin

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Bürosachbearbeiter*in in der Buchhaltung

Auswärtiges Amt

Berlin

Aktualität: 27.09.2024

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27.09.2024, Auswärtiges Amt

Berlin

Bürosachbearbeiter*in in der Buchhaltung

Über uns:

Als Ministerium mit einem Netz von über 200 Botschaften und Konsulaten ist das Auswärtige Amt Deutschlands Stimme in der Welt. Wir pflegen bilaterale und multilaterale Beziehungen, erteilen Visa, unterstützen Deutsche im Ausland, fördern Wirtschaft und Kultur und leisten humanitäre Hilfe. Unsere Aufgaben im In- und Ausland sind so divers, wie wir uns unser Team wünschen.

Aufgaben:

Sie sind Teil des Teams der Legationskasse (Zahlstelle des Auswärtigen Amts), die für die Betriebsmittelversorgung aller Auslandsvertretungen zuständig ist. Mit ihren Kolleginnen und Kollegen sorgen Sie dafür, dass die Botschaften und Konsulate liquide und handlungsfähig bleiben - auch in Ländern und Lagen, in denen die Bargeld- und Devisenbeschaffung bei örtlichen Banken problematisch ist. Auftragszahlungen ermöglichen den Auslandsvertretungen in vielen Situationen weltweit in Vorlage zu treten oder Zahlungen anzunehmen, z. B. bei Delegationsreisen ins Ausland und im Konsularbereich.
Im Bereich Auftragszahlungen überwachen Sie Zahlungseingänge, bearbeiten Zahlungen und Buchungen und beraten die Auslandsvertretungen und Referate in der Zentrale bei der technischen Abwicklung.
Bei der Forderungssachbearbeitung halten Sie offene Forderungen nach, klären Unstimmigkeiten in Zusammenarbeit mit den Schuldnern und Auslandsvertretungen und gleichen Zahlungseingänge in SAP ab.
Sie bereiten SEPA-Überweisungen für unsere Auslandsvertretungen in SAP vor.
Die Legationskasse und die Auslandsvertretungen nutzen das eigene Buchungsprogramm »Fitz« (Finanzen im Netz). In die technischen Aspekte der Programmierung und der notwendigen Buchungslogik ist die Legationskasse stark eingebunden. Hier werden Sie für den Fachbereich und die IT-Abteilung zur wertvollen Ansprechperson, die seitens der Legationskasse mit Kompetenz und Erfahrung langfristig die Weiterentwicklung des Buchungsprogramms begleitet. Sie helfen auch bei der Erstellung von Korrekturanleitungen für die Anwender*innen.
In Seminaren stellen Sie die Legationskasse vor und organisieren im Rahmen der Aus- und Fortbildung Workshops zu Auftragszahlungen und anderen Themen der Legationskasse.
Gelegentliche Dienstreisen und Abordnungen an Auslandsvertretungen sind möglich.
Sie arbeiten sicher mit Microsoft Office und arbeiten sich in IT-Fachanwendungen ein.

Qualifikationen:

Sie arbeiten gerne selbstständig und eigenverantwortlich in einem engagierten Team.
Analytisches und konzeptionelles Arbeiten liegt Ihnen.
Sie haben Verständnis für Zahlen und Spaß an detailgenauem Arbeiten.
Serviceorientierung ist für Sie selbstverständlich.
Sie kommunizieren klar und empathisch - nach innen wie außen.
Für komplexe Fragen finden Sie im Team passende Lösungen.
Sie behalten Ziele im Blick und vertreten Ihre Position.
Laufbahnbefähigung für den mittleren nichttechnischen Verwaltungsdienst oder abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r oder
Verwaltungslehrgang I/Angestelltenprüfung I oder
Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder
Abschluss als Betriebswirt*in/Buchhalter*in/Verwaltungsfachwirt*in (VWA, IHK oder staatlich geprüft)
Und nachgewiesene mindestens zweijährige Berufserfahrung in der Buchhaltung, im Rechnungswesen oder Zahlungsverkehr, vorzugsweise in einer Kasse/Zahlstelle der öffentlichen Verwaltung
Deutsche Staatsangehörigkeit bzw. die eines Mitgliedstaats der EU oder EFTA
Sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache (C1)
Auslandserfahrung aus Beruf oder Ausbildung
SAP-Kenntnisse (S/4 HANA mit den Modulen FI und PSM)
Vertiefte Kenntnisse im Haushalts- und Kassenrecht
Englischkenntnisse

Wir bieten:

Gleitzeit, Homeoffice (durch Teamvereinbarung bis 50 %), Teilzeitmöglichkeit, Sabbaticals
Abwechslungsreiche, sinnhafte und anspruchsvolle Aufgaben in einem kollegialen Umfeld
Onboarding, umfangreiches Fortbildungsangebot (Fremdsprachen, IT, Haushalts- und Kassenrecht, Gesundheitskurse) für Ihre berufliche Weiterentwicklung
Eine unbefristete Stelle im Herzen Berlins (Mitte) mit Zulage für oberste Bundesbehörden
Übliche tarifvertragliche Leistungen wie Jahressonderzahlung, VBL-Betriebsrente und vermögenswirksame Leistungen
Das Auswärtige Amt trägt seit 2015 das Hertie-Siegel für Familienfreundlichkeit und hat die Charta der Vielfalt unterzeichnet.
Wir leben Diversität, auch mit Beschäftigteninitiativen wie frauen@diplo, Rainbow, Diplomats of Color und inklusiv.
Zuschuss zum DeutschlandJobTicket oder anderen Jobtickets
Wir übernehmen die Kosten für Ihren Umzug innerhalb Deutschlands nach Berlin und beraten bei der Wohnungssuche.

Unser Kontakt:

Ihre Fragen zum Stellenangebot beantworten Anja Meyer (fachlich: +49 30 5000-2123 , 109-20@auswaertiges-amt.de ) und Fiona Happe (organisatorisch: +49 30 5000-2795 , 104-801@auswaertiges-amt.de )

Weitere Informationen:

Wir leben Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen - unabhängig von kultureller, sozialer oder ethnischer Herkunft, Geschlecht, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexueller Identität. Im Interesse der beruflichen Gleichstellung sind Bewerbungen von Frauen in Bereichen mit Unterrepräsentanz wie diesem besonders erwünscht und werden entsprechend den gesetzlichen Vorgaben bevorzugt berücksichtigt. Menschen mit Schwerbehinderung und ihnen gleichgestellte Personen ermutigen wir ausdrücklich zur Bewerbung; sie werden nach den geltenden gesetzlichen Bestimmungen bevorzugt berücksichtigt.

Berufsfeld

Öffentlicher Dienst, Verwaltung Behörden, Kommunen Business Administration Organisation, Verwaltung, Büro Sachbearbeitung Finanz-/Rechnungswesen Lohn-, Bilanz-, Finanzbuchhaltung

Bundesland

Berlin

Standorte

Berlin

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